ホットデスキングとホテリングの違い

ホットデスキングとホテリングとは？

ホットデスキングとは、ワークステーションを割り当てず、空いているワークスペースを先着順で利用するフレキシブルな座席配置のことです。

ホテリングとは、ホテルの部屋を予約するように、従業員がスケジュールシステムを使って特定のワークステーションやワークスペースを事前に予約する、柔軟なオフィススペースの配置のことです。

なぜ、ここではオフィスの座席をフリーアドレスにした際に導入が検討されるホットデスキングとホテリングについて説明します。

ホットデスキングとホテリングの違い

ホットデスキングとホテリングは、どちらも柔軟性のあるオフィススペースの配置ですが、ワークスペースの利用や割り当ての考え方が異なります。

ホットデスキング

ホットデスキングでは、社員はワークステーションを割り当てられず、利用可能なワークスペースを先着順で使用します。つまり、社員はオフィスに到着したら、デスク、テーブル、会議室など、空いているワークスペースを探し、別のワークスペースを使うたびに自分のワークステーションをセットアップしなければならない。

ホテリング

ホテリングとは、ホテルの部屋を予約するように、あらかじめ特定のワークステーションやワークスペースをスケジュールシステムで予約しておく方法です。つまり、社員は特定の日や時間帯にワークステーションやワークスペースを予約することができ、オフィスに到着したときに専用のワークスペースを確保することができるのです。

ホットデスクとホテリングの主な違い

ホットデスキングとホテリングの主な違いは以下の通りです。

ワークステーションが利用可能かどうか

ホットデスキングでは、社員は別のワークスペースを利用するたびに空いているワークステーションを探さなければなりませんが、これは不確実性につながり、適切なワークスペースを見つけるために多くの時間と労力を必要とする可能性があります。ホテリングでは、社員は専用のワークステーションやワークスペースを持つことで、常に特定のワークスペースを利用できるようになります。

ワークスペースのパーソナライズ

ホットデスキングでは、社員は常設のワークステーションを持たないため、ワークスペースをカスタマイズしたり、特殊な機器を設置したりすることが難しくなる場合があります。ホテリングでは、社員は専用のワークステーションを持ち、自分の好きなようにカスタマイズしてセットアップすることができます。

予約のプロセス

ホットデスキングでは、予約手続きは不要で、オフィスに到着したら空いているワークスペースを見つけるだけです。一方、ホテリングでは、スケジュール管理システムを使って、事前にワークステーションやワークスペースを予約する必要がある。

ホットデスキングとホテリングの使い分け

ホットデスキングとホテリングのどちらを選ぶかは、組織と従業員の具体的なニーズによって異なります。柔軟性とコラボレーションを重視する組織にはホットデスクが、専用のワークスペースや専用機器を必要とする従業員にはホッテリングが適しているかもしれません。

なぜ、オフィスでホテリングが使われるのか？

ホテリングとは、ホテルの部屋を予約するように、従業員がスケジュールシステムを使って特定のワークステーションやワークスペースを事前に予約する、柔軟なオフィススペースの配置のことです。ここでは、ホテリングがオフィスで利用される理由をいくつかご紹介します。

柔軟性

ホテリングは、従業員が自分のニーズに合ったワークステーションやワークスペースを選び、事前に予約できる柔軟性を提供する。これにより、社員は一貫したワークスペースを持つことができ、オフィスに来るたびに空いているワークスペースを見つけるという不確実性を避けることができます。

コラボレーション

ホテリングは、同じエリアで働く異なるチームや部署の同僚と交流しやすいので、社員同士のコラボレーションを促進することができます。

パーソナライズ

ホテリングでは、社員は自分専用のワークステーションを持ち、自分好みにセットアップすることができます。自分のニーズに合わせてワークスペースを調整できるため、快適性と生産性の向上につながります。

不動産コストの削減

ホテリングの導入により、企業はオフィススペースの利用を最適化し、不動産コストを削減することができる。これは、すべての従業員が常設のワークステーションを必要としないためで、ワークスペースを共有することで、オフィススペースと関連コストを削減することができる。

スペースの有効活用の向上

ホテリングは、従業員が必要なときだけワークステーションやスペースを予約できるようにすることで、企業がオフィススペースをより有効に活用できるよう支援することができます。これにより、無駄を省き、効率を高めることができる。

オフィスの有効利用に対してホテリングはメリットがある

柔軟性、コラボレーション、オフィススペースの効率的な利用を重視する企業にとって、ホテリングは有用な選択肢となる。従業員が特定のワークスペースを予約できるようにすることで、ホテリングは生産性と快適性を向上させ、不動産コストを削減し、スペースの利用率を向上させることができるのです。

なぜホットデスクはオフィスで使われているのか？

ホットデスクとは、ワークステーションを割り当てず、空いているワークスペースを先着順で利用するフレキシブルな座席配置のことです。ここでは、ホットデスクがオフィスで活用されている理由をご紹介します。

コスト削減

ホットデスクは、オフィススペースの利用を最適化することで、不動産コストを削減することができます。個々の従業員にワークステーションを割り当てないことで、スペースをより効率的に使用することができ、必要なスペース全体が小さくなるため、家賃、光熱費、メンテナンス費用を削減することができます。

柔軟性

ホットデスクは、オフィス内の異なる場所やワークスペースで仕事をすることができ、より柔軟で多様な職場環境を提供します。これにより、従業員の創造性、コラボレーション、コミュニティ意識を促進することができます。

コラボレーション

ホットデスクは、普段接することのない同僚との共同作業を促し、部門を超えたコラボレーションや知識の共有につながります。

リモートワーク

ホットデスクは、パートタイムまたはフルタイムでリモートワークを行う従業員にとって便利なオプションです。常設のワークステーションがなくても、出社時にホットデスクを利用することができます。

効率化

ホットデスクは、清掃、メンテナンス、設備管理など、オフィススペースの管理に必要な時間とリソースを削減するのにも役立ちます。

ホットデスキングは予約システムのないフリーアドレス席

ホットデスキングには上述のようなメリットがある一方で、ホットデスクはすべての従業員やすべての種類の業務に適しているわけではないことに注意する必要があります。自分のワークステーションがあるという一貫性を好む社員もいれば、特定の業務には専用の機器や特定のワークステーション設定が必要な場合もあります。従って、ホットデスクを導入する際には、従業員のニーズと仕事の内容を考慮することが重要です。

ホットデスキングやホテリングに向いている業務、向いていない業務は？

ホットデスキングは、ある職種や職場環境には適していますが、そうでない職種には適していない場合があります。ここでは、ホットデスキングに向いている仕事・職場環境と、向いていない仕事・職場環境の例を紹介します。

ホットデスキングに向いている仕事と職場環境

営業職

営業職は移動が多く、クライアント先、カフェ、コワーキングスペースなど、さまざまな場所で仕事をする可能性があります。ホットデスクは、必要なときにオフィスで働くための柔軟で便利な選択肢を提供します。

プロジェクトチーム

プロジェクトチームは、限られた時間の中で密接に連携して仕事をする必要があります。ホットデスクは、近い距離で仕事をし、情報やリソースを簡単に共有するための便利なオプションです。

アジャイルチーム

アジャイルチームは、柔軟性と適応性に優れているため、ホットデスクは共同作業や効率的な作業を行うための良い選択肢となります。

リモートワーカー

時折オフィスに出勤するリモートワーカーは、ホットデスクを利用して生産的で快適な環境で仕事をすることができます。

フリーランサー

複数のクライアントのために働くフリーランサーは、オフィスに常設のワークステーションを持たないことがあります。ホットデスクは、必要なときにオフィスで働くための柔軟でコスト効率の高い選択肢を提供します。

ホットデスキングに向かない仕事と職場環境

特殊な設備が必要な仕事 デザイナー、エンジニア、データアナリストなど、特殊な機器やワークステーションのセットアップを必要とする仕事は、一貫性のあるパーソナルなワークスペースを必要とするため、ホットデスクに適していない可能性があります。

プライバシーに配慮する仕事

人事、法務、財務など、高度なプライバシーや機密保持を必要とする仕事は、共有ワークスペースでは機密保持が難しいため、ホットデスクに適さない場合があります。

身体的制約のある仕事

人間工学に基づいたワークステーションやスタンディングデスクなど、特定のタイプの座席やデスクのセットアップを必要とする仕事は、ホットデスクに適していない可能性があります。

業務に合わせてオフィスの利用形式を最適化することが大事

全体として、ホットデスクが適切なオプションであるかどうかを決定する際には、業務と従業員の特定のニーズを考慮することが重要です。ホットデスクは職場のコラボレーションと柔軟性を促進する素晴らしい方法ですが、従業員が生産的かつ快適に働くために必要なツールとリソースを確保することが重要です。